5S esasında işte, evde, arabada kısaca hayatımızın her alanında disipli bir yaşam tarzıdır. Kullandığımız bir eşyayı her seferinde doğru ve kullanıma hazır şekilde bulmayı veya ihtiyaç duyabileceğimiz her hangi bir şeyi 3 saniye içinde bulmayı hepimiz istemişizdir. Aramak hele bir de her şeyin üst üste geldiği, müşterinin ürün beklediği o uğursuz anlarda vakti boşa geçirecek şekilde aramak en kötü durumdur.
Almanların RTL kanalında bir yemek programı var, adı "lezzetsiz bir şey yoktur". Programda sunucu aynı zamanda aşçı olarak yemekleri canlı olarak yapıyor ve konukları da biz güzel yiyor. Yemek değil tabi bizim konumuz, bizim konumuz sunucunun çalışma şekli, elindeki çeşitli gereçleri, yemek malzemelerini çabucak buluyor ve ardında hiç çöp bırakmadan programı bitiriyor. Önceden hazırlamış bir yemek yok aynı anda 3-4 çeşit yemek ve bir tatlı yaparak sunuyor. İşte disiplin, çalışma ortamı ile tam uyum ve çok iyi yerleştirilmiş bir mutfak. Adam şiir gibi işini yapıyor.
5S insanların çalışma ortamı ile tam uyumunu sağlayacak, işi yaparken ihitiyaç duyacakları herhangi bir şeyi 3 saniye içinde kullanıma hazır bir şekilde bulabilecekleri bir ortamı yaratma sanatıdır. Aslında basit, net, kolayca anlaşılabilir, karar vermeyi ve uygulamayı gerektiren 5 adımdan oluşmaktadır. Ancak insanların alışkanlıklarının değişmesini de gerektirmektedir. İşte zorluk ta burada meydana gelmektedir.
5S adımları
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi 5S beş adımdan oluşmaktadır. Japonca "S" ile başlayan beş kelime ile ifade edilen bu adımlar için türkçe karşılıklar değişik kaynaklarda farklı şekilde tercüme edilmiştir. Biz burada "5S" ile uyumlu olması bakımından türkçe kaşılıklarını da "S" ile başlayan keilmelerden seçtik. Bunlar;
1- Seç (Seiri)
Bu adımda çalışma ortamında bulunan makine, alet, kalıp, malzeme, doküman v.b. şeyler gerekli ve gereksiz olarak ikiye ayrılır. Gerekli olanlar ise sık kullanılanlar, seyrek kullanılanlar, çok seyrek kullanılanlar olarak sınıflandırılır. Gereksiz olanlar çalışma alanından uzaklaştırılır, listelenir ve haklarında yönetim tarafından karar verilmek üzere liste yönetime sunulur.
2- Sırala (Seiton)
Bu adımda gerekli olarak ayrılmış olan her şey, her hangi biri tarafından 3 saniye içinde bulunacak şekilde yerleştirilir, işaretlenir. Aramayı önlemek için her şey işaretlenmelidir. İşaretleme yeride olmayan bir aletin yerinde olmadığını da gösterebilmelidir. Burada esas olan insanların kişisel olarak kolay bulmanın yararına inanmaları ve aldıkları her şeyi disiplinli bir şekilde tekrar yerine koymaya alışmalarıdır.
Çalışma ortamında ergonomi sağlanmalıdır. Çalışanın, kullandığı veya tükettiği ürünü gözü kapalı bulabileceği şekilde düzenleme yapılmış olmalıdır. Böylece çalışanın hayatının kolaylaşması ve dolayısıyla değişikliklerin devamlılığı sağlanır. Unutulmamalıdır ki 5S uygulamamızın bir amacı da çalışanların koşullarının iyileşmesidir.
Sıralama uygulamaları sırasında 7 mudanın otadan kaldırılmasına çalışılmalıdır. 7 mudanın en önemli sebeplerinden olan operatörün malzeme veya aleti araması, sıralama uygulamları ile büyük ölçüde ortadan kaldırılır.
Sıralama uygulamaları sırasında alet ihityaçlarını ortadan kaldırmaya çalışılmak ta önemlidir. Böylece yerleştirmek ve daha sonra bulmak zorunda kalacağınız alet sayısı azalacaktır. Bunun için aleti kullanım amacına uygun olarak standart hale getirmeniz gerekmektedir. Bunun için yapılacak kısa bir çalışma ile pek çok anahtar, tornavida, allen anahtar v.b. şeylerin sayısı bir veya bir kaça indirilebilir. Bu değişiklikler aynı zamanda model değişim süresini de azaltacaktır.
3- Sil (Saiso)
Bu adım adından da anlaşılacağı gibi temizlik işlemini yapmaktır. Burada sürekli temizlik yapmak akılcı bir yaklaşım değildir. Yapılması gereken birinci önemli çalışma ortamın ve sistemin temiz kalmasını sağlamaktır. Doğal olarak kir kayanaklarını önleme çalışması yapılması gereken uygulamadır. Bu aynı zamanda en ucuz çözümdür.
Temizlik işlemlerinin TPM uygulamaları ile birleştirilmesi önemlidir. Çünkü temizlik yapılması sırasıda makine veya tesisin pek çok parçası elden geçmektedir. Bu durumdan yararlanmak ve el değen parçalarda aşınma, gevşeme ve bozulma belirtileri kontrol edilebilir böylece makine veya tesisin bakım uygulanması gereken yerleri de ortaya çıkarılmış olur.
Temizlik uygulamaları için her çalışanın bir temizlik görev planı olmalıdır. Bu görevler günlük haftalık ve aylık olarak tanımlanmalı ve uygulanmalıdır. Temizlik için her çalışan katkıda bulunmalıdır. Çalışan makine ve çalışma yerini temirlerken yönetici de kendi çalışma masasını temiz ve düzenli tutmalıdır.
4- Standarize et (Seiketsu)
Bu adım uygulanması en zor olan adımlardan biridir. Burada daha önce başarılı şekilde tamamlanmış uygulamaların firmanın tüm bölümlerinde standart haline getirilmeye çalışılacaktır. Bunu yapabilmek için yapılan iyileştirmelerin tüm çalışnalar tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Çalışanların iyileştirmenin yararını iyice anlamaları sağlanmalıdır.
Sloganlar, ödüllendirme sistemi, eğitimler, takım çalışmaları kullanılabilecek araçlardır.
5- Sürekli yap (Shutsuke)
İlk 4 maddede yapılanların bir yaşam şekli haline getirilmesi ve disiplinin sağlanması ulaşılacak en üst aşamadır. Ulaşılması için firma üst yönetiminin konuya eğilmesi, çalışanları motive etmesi, disiplinli bir şekilde yapılanları denetlemesi gerekmektedir.
5S bilgilendirme panoları, haftalık denetimler ve üst yönetime bilgilendirme, ödüllendirme v.b. uygulamalar burada kullanılabilecek araçlardır.