Müşterilerimizin pek çoğundan 5S çalışmalarını yaptıklarını ancak kalıcı olmadığını duyuyoruz. Hemen ardından “Siz bunu nasıl yapacaksınız? “ sorusu gelmektedir. Bu sorunu başka şekilde ifade eden pek çok yönetici, işveren, mühendis ile karşılaştık. Soruyu cevaplamak ve çalışmalarınızı biraz daha iyi kalıcı yapmanızı sağlamak için soruyu bir problem olarak ele alıp kök nedenini incelemek gerekiyor. Kalıcı olmayan 5S çalışmalarının arkasında yatan nedenleri sıralarsak, - bu size pek yabancı gelemeyecektir. - çoğu zaman farkında olmadan yapılan hatayı anlamış oluruz.
Pek çok kez rastladığımız sorunlar şunlardır;
- 5S çalışmalarının üretimin işi olduğunu öne sürerek, çalışmaların üretim tarafından yapılması gerektiğini ve hatta bu çalışmaların zaten onların görevi olduğunu söylemek. Bu konuda ısrar etmek, hatta zorlayıcı olmak.
- 5S çalışmalarını delen bazı uygulamalara, “önce diğer yerleri düzeltelim, buraya en son bakarız” söylemi veya “burası hariç olsun” konuşması ile, izin vermek.
- Kaizen, problem çözme teknikleri, A3 ve benzeri teknikleri öğrenmeden 5S çalışması yapmaya çalışmak, sorunları kaizen ile çözmek yerine insanların becerisi ile ilişkilendirerek çözmeye çalışmak.
- Şirketin belirli bir bölümü yönetimin desteği olmaksızın kendi başına 5S çalışması yapması
- 5S ile açığa çıkan malzemeleri atacaklar kaygısı
- Çalışanların 5S iyileştirmesi sonucu işlerini kaybetmeleri
- Bireysel çabalarla 5S çalışması yapmak, takım çalışmasını teşvik etmemek.
- Yıllardır süre gelen sorunların kısa bir sürede çözülmesini beklemek ve kronik sorunları neden olarak gösterip çalışmaların yetersiz kaldığını öne sürmek
- İnsanların dar çerçeveden bakarak yalnızca kendi işlerinde iyileştirme yapmaya çalışmaların
- Kaynak ayrılmaması,
- Geleneksel çalışma tarzının korunması, temel süreçlerde hiçbir değişiklik yapmamak.
Aslında oldukça uzun bir nedenler dizisi yazılabilir tabi, burada söz ettiğim bunlardan bazılarıdır. 5S sistem olarak oldukça basittir, kısa bir internet araştırması ile kolayca öğrenebileceğiniz teknikleri içermektedir. Kendi başınıza uygulama yapmaya başladığınızda ilk öğrendiğiniz bu basitlik olmaktadır. Zor olan nedir? Peki! Dediğinizi duyar gibiyim. Gerçekten zor olan nedir? 5S ve kaizen çalışmaları sistem olarak çok kolay olmakla birlikte bunları tüm işletme çalışanlarının benzer şekilde uygulamaya başlamalarını sağlamak zordur. Esas zorluğun bu olduğunu rahatlıkla söyleyebilirim.
Tüm çalışanların aynı seviyede öğrenemediğini kabul edip ona göre davranmak, yukarında yazılan hatları yapmamak, yaptıysanız bunları telafi etmek için ek uygulamalar yapmak gerekmektedir. Unutmayın ki yapılan yanlışlar hemen geçip gitmez, geride iz bırakır. Çalışanların bu izden etkilendiğini kabul etmeniz gerekir. İşte bu izleri yok etmek için çaba göstermelisiniz. Pek çok zaman insanların alışkanlıklarının zor değiştiğini söyleriz ve işitiriz. Bu sözü sanki “KENDİMİZ” hariç diğerleri için söylemiş bir söz gibi algılarız. Oysa başkasını değiştirmenin yolunun kendimizi değiştirmek olduğunu hatırlamamız gerekiyor. Başkaca da bir yolu yoktur. Çalışanlardan gelen her türlü iletişim sinyallerine verdiğimiz tepkiler aynı kaldığı müddetçe onların söylediklerimizden etkilenip değişmelerini beklemek pek uygun bir davranış değildir. Onun için onlara verdiğimiz tepkileri değiştirmemiz öncelikle yapmamız gereken şeydir.