Stokların yönetimi firma için hayati önem taşımaktadır. Burada yalın üretimin sözü ettiği en büyük muda ‘dan söz etmiyorum. Bildiğimiz BT ile stokların kontrolünden bahsediyorum. Tecrübelerim göstermiştir ki Türkiye ‘de firmaların azımsanmayacak bir miktarı stoklarını bilmiyor, dolayısıyla maliyetlerini, kar durumunu bilmiyor. Böyle olunca da esasen koyu bir siste araç kullanmak gibi kararları gözünü kapatarak ve tamamen duyguları kullanarak veren işverenler ve yöneticilere sahip.İlginç olan ise bir yazılım şirketi ile anlaşınca stokları kontrol edeceğini düşünen yönetici ve işveren oldukça fazla. Bu düşüncelerini de hayata geçiriyorlar, sonuçta milyonlarca lira harcayan ancak hala stoklarını kontrol edemeyen firmalar ortaya çıkıyor.
Yazılım firmaları ise kendi sahalarının dışına çıkarak, stok yönetimi sistemini yazılımı oluşturunca kendi kendine çözülen bir şey sanarak akla hayale gelmeyecek çözümleri uygulamaya alıyorlar, sonuç olarak burada da excel tablosunun BT yazılımına aktarılmış halleri ortaya çıkıyor.
Oysa stok yönetimi başlı başına bir sistemdir, hangi yazılım ile yaparsanız yapın, sistemi doğru kurmadığınız zaman stok yönetiminde başarılı uygulama yapma şansınız yoktur. İşte tam bu noktada yalın üretim sisteminin önemli bir parçası olan yalın lojistik karşımıza çıkmaktadır. Yalın lojistik ile birlikte bir çok kavram stok yönetimi süreçlerine girmiştir. Böylelikle stok yönetimi gerçek değerini bulmaktadır. Yazılımlarda maksimum verim elde edilmekte ve 7 Mudanın en önemlilerinden biri olan stok kontrol altına alınabilmektedir. Yalın lojistik ve stok yönetimi için yazılım üzerinde yapılması gerekenlere değinelim; ilgili kavramları açıklamaya çalışalım; uygulama örneklerinden bahsedelim.
1- Stok kontrolü ana verilerinin tam ve bütünsel olması; yalın lojistik yazılım sistemleri üzerinde stok kontrolü için gereken ana verileri şu şekilde tanımlamaktadır; verilen kavramlar stok kontrolü için gereken temel verilere, -örneğin stok kodu, adı ve birimi ile muhasebe kodları vb. - ek olarak sağlanması gereken verilerdir. - Edinim süreleri; Tedarikçi üretim süresi, yol süresi, transfer süresi, sipariş hazırlama süresi vb.
- EOQ; Ekonomik edinim miktarı; ekonomik sipariş miktarı, üretim miktarı vb. Bunların tüketim ve edinim maliyeti temel alınarak hesaplanması gerekmektedir.
- - MOQ; minimum edinim miktarı; minimum sipariş miktarı, üretim miktarı vb. Bunlar tedarikçi ile ortak çalışarak veya üretim model değişim maliyetlerine göre hesaplanmalıdır.
- - Paketleme bilgileri; paketleme tipleri, paket içerik miktarları, paket hacim bilgileri vb.
- - Edinim türleri; stoka tedarik, siparişe tedarik, fason tedarik vb. türlerin belirlenmesi. Burada ilgili kalemin uygun tedarik sistemine göre ek verilere ihtiyaç duyulacaktır. Bunlar maksimum stok miktarı, emniyet stok miktarı, parti büyüklüğü en çok kullanılandır.
2- Stok kontrolünde fiziksel durum ile yazılım üzerinde izlenen yolun eş olması; bir çok firmada yazılımda tanımlananlar ile gerçekte olanlar arasında uçurum vardır. Genel eğilim yazılım alışıla geleni aynen yansıtsın olarak tanımlanabilir. Özellikle ilk kez yazılım kullanmaya başlayacak kobilerde bu durum felaketi de beraberinde getirmektedir. Örneğin sac kullanan bir firma ST37 olarak kod verdiği sacların tamamını, inanılmaz bir şekilde plazma ile kesilmiş yarı mamulleri dahi, bu koda kilogram olarak giriş yapıp ve çıkış yaparak stok yönetimi uyguladığını söylemekteydi. Yazılım firması ise firma yetkilileri böyle istiyor diyerek buna Bir şey dememiş. Sonuç olarak ortaya stokları kontrol edilemez bir firma ortaya çıkmış. Ayrıca bir çok firma sanal depolar, olmayan stokları sayım depoya atma, malzeme transferi, bir sonraki ay üretimini sanki geçmiş ayda üretilmiş gibi sevk etme vb. uygulamalar yapmaktadır. Bunları savunurken de en çok sığındıkları satış yapmanın başka yolu olmaması üzerine kurulu bir konuşma yapmaktadırlar. Oysa stok yönetiminin başarılı olması için en temel kural fiziki tüm uygulamaların karşılığının yazılım üzerinde de aynen temsil edilmesidir. Elbette bu uygulamaların doğru uygulama olması ve genel geçer stok kurallarına aykırı olmamasıdır. Örneğin benim olmazsa olmaz kuralım önce kayıt işlemi sonra fiziki hareket kuralıdır ki bir çok saçma uygulamanın önü burada kapatılmış oluyor.
3- Stok yönetiminde israftan kaçınacak tedbirlerin en baştan alınması; burada sözünü ettiğimiz stokun kendisi olmakla beraber, stok kontrolü sırasında fazla işlem, fazla taşıma, fazla yürüme, bekleme vb. mudaların da dikkate alınmasıdır. Örneğin depo çalışanlarının tamamının yaklaşımı üretime ürün verirken acil olması nedeni ile stokların hemen verilmesi için mümkün olduğu kadar fazla miktarın üretim verilmesi ve daha sonra işlem yapılmasıdır. Oysa stok yönetimi ve yalın lojistik derki milk-run uygulamak gerekir. Bunun anlamı mümkün olduğunca çok çeşit verme eğiliminde olmaktır.
4- JIDOKA uygulanmalıdır; bildiğiniz üzere jidoka temel prensibi hata olduğunda dur ve geri bildirim yap olarak tanımlanmıştır. Yani stok ile ilgili bir hata olduğunda durmak sistemin ilerlemesini kesmek gerekmektedir. Bir çok yazılım firması işlemin takip eden zamanlarda yapılmasına olanak tanıyan bazı uygulamalar geliştirmişlerdir. Aslında bu uygulama market kasalarında müşteriyi bekletmemek için geliştirilmiş ve çok nadirde olsa çıkan hataların yasal olarak firmayı zor duruma düşürmemesini sağlamak için iyi uygulamalar olmasına karşın, yazılım firmaları bunu üretime de uygulamaya ve üstelik reçete ve rota alt yapısını, değişim yönetimini kurmadan uygulayınca planlama ve satın alma birimlerini çalışamaz, stoku tutmaz hale getiriyorlar. Bir de doğru yapın bu hatalar azalsın diyorlar, oysa üretimde iş emrini kapatan kişin sorundan haberi bile olmuyor. Nasıl doğru yapacak ki, zaten yaptığını doğru sanıyorsa.