Bu güne kadar 5S çalışmaları ile ilgili olarak birçok yazı yazdık. Sitemizin kullanıcılarına sunduğu yazıların birçok soruyu da beraberinde getirdiğini biliyorum. Her ne kadar mümkün olduğunca uygulamaya yönelik yazılar yazıyor olsak da bahsedilen konuların daha iyi anlaşılması bir şeylere daha ihtiyaç duyulduğunu biliyoruz. Bunun için sizlere bazı örnek 5S uygulamaları ve açıklamalar yazarak bu ihtiyacı bir miktar gidereceğimizi düşünüyorum.
Öncelikle 5S için en çok rastlanan konulardan birine değineceğim. Temizlik konusu. Çalışanlar bu konuyu hiç sevmemektedir. Böyle olunca temizliğin ihmal edildiği sık rastladığımız sorunlardandır. İhmalin en büyük nedenlerini şu şekilde sıralayabiliriz
- Temizliğin zor olması,
- Makinenin ulaşılmayan yerlerinin bulunması,
- Temizlik için zaman ayrılmaması,
- Çalışanlara temizlik yapmaları gereken yerlerin paylaştırılmamış olması,
- Kirliliğe alışma,
- Kir kaynaklarının kurutulmaması,
- Çalışanlara inisiyatif verilmemesi,
- Temizliğin öneminin yeterince anlatılmamış olması,
- Temizlik gereçlerinin olmaması,
- Akort çalışma sistemi nedeni ile temizliğin göz ardı edilmesi
Temizlik konusunun çözümü her şeyden önce yönetimin ilgisini gerektirmektedir. Aşağıda bahsedeceğim uygulamalar yönetimin konuya yeterli ilgiyi göstermesi sonucu ortaya çıkmıştır.
Uygulama -1: Temizlenmesi gereken yerlerin işaretlenmesi. Temizlik görev tanımlarının oluşturulması ile çalışanlar düzenli olarak temizlik yapmaya başlayacaklardır. Çalışanların asli görevlerinin arasına temizlik görevlerini de eklemek ve bu görevleri yerine getirmek için kullanabilecekleri zaman tanımlamak onları bu görevleri yerine getirme yönünde teşvik edecektir. Çalışanların nereye temizleyeceği, bunun ne kadar süreceği standart haline getirilir. Temizlik yapılacak yerlerin belirlenen süreler için temizlenebilir miktarda olması gerekmektedir.
Uygulama-2: Temizlik işleminin kolaylaştırılması. Çalışanlardan temizlik yapmaları istiyoruz ancak kendilerine öyle bir görev vermişiz ki çalışanın bunun altından kalkması olası değil. Örneğin hem makinenin durmasına izin vermiyoruz hem de makinenin temizlenmesini istiyoruz. Çalışan kendini kopyalayamayacağı için bunun yerine getirilmesi olası değil.
Bunun yanı sıra temizlik için makine altına giriliyor, yukarı tırmanmak gerekiyor, bir kapağın sökülmesi gerekiyor, temizleme işi çok zor – örneğin bir boyanın katılaştıktan sonra temizlenmesi- bunlar temizlenmenin yapılmaması için neden oluşturmaktadır. Kolaylaştırma nasıl olacaktır. Öncelikle çalışanın bazı cihazlar kullanması işini kolaylaştıracaktır. Örneğin elektrik süpürgesi. Kullanılabilecek tüm alet ve cihazların kullanıma sunulması gereklidir. Ayrıca bazı kimyasallar temizliği hem iyileştirir hem de süreyi azaltır. Temizlik kimyasalları kullanmak gerekmektedir.
Birçok makinenin kapakları nedeni ile temizlenmediğini biliyor muydunuz? Kapaklar iş güvenliğini de öne sürerek kolayca açılmayacak, ulaşımı engelleyecek şekilde yapılandırılmış olabilir. Bunların temizliği zorlaştırmayacak şekilde yeniden düzenlenmesi gerekmektedir.
Uygulama-3: Temiz tutmak daha ucuzdur. Temizlemek hem makinenin durması hem de çalışanın katma değer üretmeyen bir işle meşgul olması anlamına gelmektedir. Bu bilen yöneticiler ve işverenler kirli çalışmaya yönelerek daha büyük bir sorun yaratmaktadırlar. Kalite ve verimlilik sorunu. Yani makinenin temizlenmesini göz ardı ederek, arızaların oluşmasına, arıza maliyetlerinin yükselmesine ve verimliliğin düşmesine neden olmaktadırlar. Yapılması gereken temiz tutmak için gereken yatırımı yapmaktır. Örneğin vakum sistemi kurmak, körüklerle kirlenmeyi önlemek veya filtreler kullanmak çok daha ucuzdur. Bu sistemleri kurarken daima primitif yöntemleri tercih etmenizi öneririm. Böylece çalışanlar tarafından anlaşılması kolay ve aynı zamanda ucuz sistemleri kurmuş olursunuz.
Uygulama-4: Denetim yapmazsanız kimse temizlik yapmaz. Bu söylem doğrudur. Temizlik bir kültür ve alışkanlık meselesidir. Kişi temiz olduğunu düşünebilir oysa gerçekte kirlidir. Ne yazıktır ki ülkemizde sokaklarımız hiç de temiz değildir. Resmi dairelerimiz, toplu taşıma araçlarımız, apartman ortak alanları daha birçok yer oldukça kirlidir. Bu durum çalışanlarımızın kire alışmasına ve bu nedenle temizlik yapmamalarına neden olmaktadır.
Siz çocuğunuza bisiklet öğrettiniz mi? Cevabınız evet ise bir müddet bisikleti tutmak gerektiğini bilirsiniz. Tutmazsanız çocuk düşer. Bir müddet sonra çocuk bisikleti yalpalayarak da olsa ileri doğru hareket ettirebilecektir. Ancak hala gözlemlemek zorundasınız, aksi durumda çocuk tehlikeyle karşı karşıya gelebilir. Bu durumu çocuğun tek başına sürebileceğinden emin oluncaya kadar sürdürmeniz gerekmektedir. İşe temizlik de böyle bir alışkanlıktır. Bir süre denetim yapmak ve kiri göstermek zorundasınız.
Uygulama-5: Temizlik gereçlerinin yerinin belirlenmesi. Temizlik gereçleri kolay ulaşılabilir ve kullanılabilir durumda olmalıdır. Temizlik yapılması için ihtiyaç duyulan her şeyi kullanıma sunmak zorundasınız. Sunmazsanız çalışan neden temizlik yapmak için uğraşsın ki? Veya neden temizlik yapsın ki? Siz yönetim olarak zaten temizliğe gereken önemi vermedikten sonra o neden uğraşsın. En iyi temizlik gereçlerinin yerini işaretleyin, gereçleri teminden sorumlu kişi veya kişileri görevlendirin. Böylece daima temizlik gereçleri hazır olsun.