Yalın üretim uygulamalarında, özellikle yeni başlayanlar, doğal olarak 5S, SMED, TPM gibi uygulamaların başlangıç aşamaları ile başlıyorlar. İşin daha en başında oldukları için karşılaştıkları en önemli sorun yapılan çalışmaların kalıcılığının sağlanması ve süregelen önyargılar oluyor. Birçok yalın uygulayıcısı bu ön yargıları kırmak ve çalışmaları kalıcı hale getirmek için büyük çaba sarf etmektedir. Harcanan bu enerji çoğu uygulayıcıyı bıktırarak değişimden vazgeçmesine neden olmaktadır. Bu gün burada 5S uygulamalarının kalıcı hale getirilmesi için yapılması gerekenlere değineceğiz.
Bildiğiniz gibi Türkiye'de yapılan çalışmaların hemen hemen tamamı kısa bir süre içinde işe yaramaz olarak damgalanmakta ve ortadan kalkmaktadır. Bizler millet olarak düzenli ve zamana bağlı işlerde disiplinin içinde yapma alışkanlığını edinmemişiz. Oysa 5S çalışmalarında tam olarak istenen şey bu disiplinin ve tekdüze yapının korunmasıdır. Böyle olunca her akşam temizlik, her alınan aletin yerine konması, her evrakın tarih sırasına göre sıralı yerleştirilmesi işleri aksamakta, yığılmakta ve düzen kaybolmaktadır. Düzenin korunması için yapılabilecekler şu şekilde sıralanabilir;
- Yönetimin yapması gereken çalışmalar veya çok rastlanan şekliyle yönetimin desteği
- Çalışanların gerekli alışkanlıkları kazanması için eğitimlerin uygulanması
- Denetim ve raporlama
Yönetimin yapması gereken çalışmalar:
- Aslında her şeyin başında yönetimin desteği gelmektedir. Öncelikle yönetim 5S çalışmalarının yararlarını doğru algılamalıdır. Birçok durumda yönetim 5S çalışmalarını üretim / kalitenin yapması gereken diğer görevlerle eş tutarak uzak durmakta ve gereken ilgiyi göstermemektedir. Oysa 5S çalışması öncelikle yönetimin görevidir. Çünkü 5S maliyetlerin büyük kısmını oluşturan MUDA 'nın doğrudan azaltılması için yapılması gereken her şeyi içermektedir. Tüm bölümlerde 5S çalışmaları gerektiği şekilde yaygınlaştıkça MUDA azalacaktır. Bu da daha iyi katma değer demektir. Ayrıca 5S çalışmaları tüm bölümlerde çalışanların sağlık ve iş güvenliği açısından daha az risk altında olmaları demektir, böylece firmaya güven bağlılığın artması sağlanacaktır.
- Ayrıca yönetim diğer tüm bölümleri 5S çalışmalarına katılım ve katkı için cesaretlendirmelidir. 5S çalışmaları tüm bölümlerin yapması gereken, asli görevlerdendir.
- Son olarak yönetim performans değerlendirmeleri yaparken 5S çalışmalarını da bir etmen olarak ele almalı ve yapılan çalışmaların göz geçirilmesini sağlamalıdır.
- Yönetim üyelere eğitimlere katılmalı, bu konuda öncü ve örnek olmalıdır. Böylece çalışanları konuya gereken önemi vermelerini sağlamalıdırlar. Gerektiği durumlarda çalışanlara kendileri de eğitim vererek onların gelişmelerine katkıda bulunmalıdırlar.
Çalışanların gerekli alışkanlıkları kazanmaları için eğitim düzenlenmesi:
- 5S çalışmaları, yukarıda bahsettiğim gibi genel alışkanlıklarımız arasında değildir. Bu neden kültürel bir dönüşümün oluşturulabilmesi için eğitim verilmesi gerekmektedir.
- Eğitim tüm çalışan için yararlı ve gerekli bir etkinliktir. Bunun için gerekli zaman ve kaynakların kullanıma sunulması gereklidir.
- Eğitim yalnızca 5S konularını değil, çalışanların vizyonlarının gelişmesi için gerekli olan tüm konularda olmalıdır.
- Özellikle teknik konularda yetersiz olan çalışanların, temel teknik eğitimleri almaları sağlanmalıdır.
Denetim ve raporlama:
- Her konuda olduğu gibi 5S konusunda da denetim oluşturulmalıdır. Her hafta, her ay, her dönem gözden geçirme yapılmalı, sonuçları yönetimin de katıldığı toplantılarda gözden geçirilmeli ve iyileştirme için çalışma planları oluşturulmalıdır.
- Her bölüm, birim, kişi için 5S hedefleri oluşturulmalı ve titizlikle izlenmelidir.
- Denetimin yapılması istisnasız tüm bölümleri ve tüm çalışanları kapsamalıdır.